Seguramente usted ha estado presente en una conversación asociada al calentamiento global, y a procesos de contaminación, y probablemente en la conversación los villanos son grandes empresas y empresarios “malvados que quieren destruir el planeta”, pero rara vez uno se pregunta ¿que estoy haciendo yo para mejorar la manera en la que me relaciono con el medio ambiente?.
Tiempo atrás, en Imaginex nos hicimos estas pregunta y decidimos que sería uno de los elementos importantes de considerar a la hora de diseñar nuestros software, así nos obsesionamos con un problema, “el uso inadecuado del papel”.
Ahora la pregunta es: porqué elegimos este concepto. Bueno simple, porque podemos hacer cosas para mejorar y segundo porque creemos que nuestra dependencia al papel es artificial, es decir, no existe una necesidad real de tener que imprimirlo todo.
Para graficar cuán enraizado está el inadecuado uso del papel en las empresas, les resumo dos conversaciones que me ha tocado sostener en el último tiempo.
La primera de ellas fue con el contador de nuestra empresa, quien un poco molesto se me acercó y me dijo:
Contador: “Gustavo es imposible que pueda llevar el control de las facturas de manera eficiente, cosa que no puedo hacer si es que ustedes me las mandan cada 15 días desde el sur (nuestro contador es externo)”
Yo: “Momento, le digo, para qué las quieres impresas, si cada vez que llega una factura, ésta es digitalizada, aprobada y se asocia a la orden de compra en nuestro sistema de compras. Con esto las puedes visualizar y conocer su estado desde cualquier parte. Además la mayor parte de éstas ya son digitales.”
Contador: “Si, pero necesito igual imprimirla y adjuntar el comprobante del movimiento contable para después archivarla y eso me toma tiempo”
Yo: ”¿A ver, dame un segundo, entiendo que imprimes las factura y el comprobante contable, para archivarlo, pero para qué?”
Contador: ”Es que tengo que tener un respaldo en papel.”
Yo: ”¿Quien dijo?”
Contador: “Pero qué pasa si me revisan de impuestos internos”.
Yo: “Bueno en ese caso las imprimes”.
La segunda fue con un cliente, quien contrató nuestro sistema de venta Bsale, y que está utilizando ipad para vender.
Cliente: "Gustavo, hola, mira me interesa saber si puedo conectar una impresora térmica para imprimir la boleta electrónica que genera Bsale."
Yo: "Si, claro puedes, pero para qué lo quieres hacer?"
Cliente: "Bueno, para imprimir la boleta."
Yo: "
Si, pero mándasela por correo a tu cliente,él la podrá visualizar en el mismo momento en su celular, para que quieres gastar papel. El 99% de tus clientes pesca la boleta que le entregaste y la bota en el mismo basurero que tienes a la salida de tu negocio."
Bueno así los ejemplos son múltiples, seguimos esclavizados al papel, y nos cuesta mucho imaginar el mundo sin él.
Ahora, imaginen por un momento el impacto de implementar y utilizar aplicaciones que eviten el uso del papel, estimo será muy importante (no he encontrado estudios que lo cuantifiquen).
Imaginen que todas las boletas de lo que compramos, pasajes, peajes, etc... nos llegan a un buzón electrónico. Cuantos miles de árboles no cortaríamos, además de que estos comprobantes estarían siempres disponible para nosotros, ¡¡Nunca más, se nos perdería una boleta importante!!.
Se imaginan no tener que pedir al contador que busque, en un mar de facturas (normalmente mal archivadas), un documento que nos interesa rescatar, y con sólo apretar un botón saber el estado y conocer su detalle.
En imaginex ya hemos implementado varias funcionalidades que apuntan en este sentido. Es así como nuestro sistema de venta trabaja con impresoras no fiscales. Decidimos desarrollar una aplicación nativa para documentos tributarios electrónicos, incluimos en el proceso de compra el manejo digitalizado de órdenes de compra, aprobación mediante firmas electrónicas, envío automático a proveedores, etc... Además fuimos los primeros en incorporar el concepto de carpeta electrónica de trabajadores.
Mejorar la manera en la que nos relacionamos con el medio ambiente, depende de nosotros, de la creatividad que tengamos para implementar nuestros procesos de negocio.
La invitación queda hecha, piensen simple, piensen ecológico, utilicen la tecnología disponible y ¡¡No usen papel!!